October 16, 2020
Dear Owners:
On July 21, 2020, we sent you a letter with a form for the Owners Registry. Then we sent emails and made follow-up calls to update the Registry.
After that letter, the new Condominiums Act was approved. Article 37 of the new Condominiums Act provides that the buyer must notify the Board of Directors his/her “name, the last names, the contact phone numbers, the physical address, the postal address, the email address, and the preferred method to receive notices related to the apartment”. He/she must also provide “the information related to the financing of the apartment” and provide copy of the documents that “establish said transaction, in addition to placing the signature in the corresponding registry.”
Article 37 also establishes that all owners must provide copy of the “deed of mortgage, assignment and/or lease” of the apartment.
In addition, Article 37 provides that only the owners that are registered in the Owners Registry can participate and vote in the meetings of the Council of Owners.
In order to comply with the requirements of the new Condominiums Act and update the Owners Registry, in order for you to be able to vote in the next meeting that will be scheduled, we request from the owners that have not done so to, please, complete theattached Information for Owners Registry form and to send it to me together with copy of the Contract or Deed of Purchase, copy of the Deed of Mortgage (if applicable), copy of the Lease Agreement (if applicable), and copy of the Drivers’ License or Identification issued by a government authority with photo and signature. If the owner owns more than one apartment, please fill a form for each apartment and send copy of the documents of each one. Please know that your documents, as required by the Condominiums Acts, will be kept protected.
Regarding the notifications, due to the advances in technology and for being a favorable alternative to the environment and the finances of the Condominium, notices sent by e-mail are increasingly used as a reliable and alternative method of communication. Since Article 37 requires from every owner to inform the preferred method to receive notices related to the apartment, please select the method of e-mail if possible. It is important to remind you that you have to keep your contact information up to date and, thus, any notification made to the physical, mailing or e-mail address that appears in the Owners Registry will be considered duly made.
We appreciate if you fill out the form in print and return it, together with the documents listed above, not later than October 23, 2020, by mail to Ms. Vanessa Suárez, Administrator, ESJ Towers Condominium, 6165 Isla Verde Ave., Suite 2200, Carolina, PR 00979-5729 or by e-mail to vsuarez@esjcondo.com.
Cordially,
Vanessa Suárez
Condominium Administrator
16 de octubre de 2020
Estimados Titulares,
El 21 de julio de 2020, les remitimos una carta junto con un formulario para actualizar el Registro de Titulares. Luego enviamos emails e hicimos llamadas para dar seguimiento y actualizar el Registro.
Luego de esa carta, se aprobó la nueva Ley de Condominios. El Artículo 37 de la nueva Ley de Condominios dispone que el comprador tiene que notificar a la Junta de Directores su “nombre, los apellidos, los teléfonos de contacto, la dirección física, la dirección postal, la dirección de correo electrónico y el método preferido de notificación de los asuntos relacionados a su apartamento”. También tiene que notificar “la información sobre el financiamiento del apartamento” y entregar copia de los documentos que “acrediten dicha transacción, además de estampar su firma en el registro correspondiente.”
El Artículo 37 también dispone que todo titular tiene que entregar copia del “contrato de hipoteca, cesión y/o arrendamiento” del apartamento.
Además, el Artículo 37 provee que solo los titulares que estén registrados en el Registro de Titulares podrán participar y votar en las asambleas del Consejo de Titulares.
Para cumplir con los requisitos de la nueva Ley de Condominios y actualizar el Registro de Titulares, y para que puedan votar en la próxima asamblea que se estará convocando, solicitamos de los titulares que no lo han hecho que, por favor, completen el formulario de Información para Registro de Titulares que se acompaña y que me lo envíen junto con copia de la Escritura o Contrato de Compraventa, copia de la Escritura de Hipoteca (si aplica), copia del Contrato de Arrendamiento (si aplica) y copia de la Licencia de Conducir o Identificación expedida por autoridad gubernamental con foto y firma. Si es titular de más de un apartamento, favor llenar un formulario por cada apartamento y de enviar copia de los documentos de cada uno. Sepa que su documentación, según requiere la propia Ley de Condominios, se mantendrá protegida.
En cuanto a las notificaciones, debido a los avances en la tecnología y por ser una alternativa favorable al medio ambiente y a las finanzas del Condominio, las notificaciones por correo electrónico cada vez más se utilizan como método confiable y alterno de comunicación. Como el Artículo 37 requiere que cada titular indique el método preferido de notificación de los asuntos relacionados a su apartamento, le solicitamos que seleccionen el método de correo electrónico en la medida que sea posible. Es importante recordarles que tienen que mantener su información de contacto al día y, por tanto, se dará como buena toda notificación hecha a la dirección física, postal o electrónica que conste en el Registro de Titulares.
Agradecemos complete el formulario en letra de molde y que lo devuelvan, junto con los documentos listados arriba, no más tarde del 23 de octubre de 2020, por correo a la Sra. Vanessa Suárez, Administradora, ESJ Towers Condominium, 6165 Isla Verde Ave., Suite 2200, Carolina, PR 00979-5729 o por correo electrónico a vsuarez@esjcondo.com.
Cordialmente,
Vanessa Suárez
Administradora del Condominio
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